Heijmans aanbesteden

Aanbesteden: Gelijke monniken, gelijke kappen

Meedoen bij een aanbesteding voelt wel eens als ping pong spelen met een dwangbuis aan. Je werkt bij een innovatief bedrijf, dat voortdurend bezig is met productverbetering en -vernieuwing. Maar bij een aanbesteding wordt soms de speelruimte beperkt doordat een merknaam, producttype, werking of materiaalsoort wordt voorgeschreven. Daarvan afwijken, bijvoorbeeld door een betere of goedkopere oplossing aan te bieden, betekent je nek uitsteken. Zou het anders kunnen?

Het Nederlands aanbestedingsreglement ARW 2005 bepaalt dat een opdrachtgever in zijn technische specificaties geen fabricaat, merk, octrooi of werkwijze mag noemen, tenzij dit onvermijdelijk is om duidelijk te maken wat hij wil. In het ideale geval wordt in een aanbesteding dus ten hoogste gevraagd om te leveren volgens bepaalde standaarden, prestaties of functionele eisen. Als een opdrachtgever dan tóch verwijst naar een specifiek product, moet hij rechtvaardigen waarom hij dat doet én vermelden dat hij ook een gelijkwaardig ander product accepteert. Gelijkwaardig is een ander product dat voldoet aan de achterliggende eisen van het oorspronkelijk genoemde product.

Klinkt allemaal als een klok, maar de praktijk is weerbarstiger. In bestekken/vraagspecificaties staan regelmatig verwijzingen naar bijvoorbeeld producten. Soms gebeurt dit ’per ongeluk’, doordat een merknaam in de volksmond een soortnaam is geworden. Denk aan Luxaflex of Maxi-Cosi. In andere gevallen schrijft een opdrachtgever doelbewust een bepaald product voor. Het effect blijft hetzelfde. Het ARW 2005 kan – voor de gevallen dat een productnaam wordt genoemd – wat ons betreft een make-over gebruiken!

Bewijslast
Van een opdrachtgever die een productnaam noemt, wordt nauwelijks bewijslast gevraagd. Geregeld komt de vraag of het noemen van die productnaam is gerechtvaardigd, pas naar boven tijdens de inlichtingenronde en wel op initiatief van een inschrijver. Een ongelukkig moment, want er is vaak weinig tijd om een inschrijving voor te bereiden en daarbij ook nog eens in discussie te gaan over een productnaam. De calculator kan daar niet op wachten. Evenmin is zeker of de opdrachtgever (tijdig) een voldoende concreet antwoord geeft op een gestelde vraag. Hij zal graag willen vasthouden aan het product waar hij goede ervaringen mee heeft, wat op zich begrijpelijk is.

Een opdrachtgever die een naam noemt in het bestek/vraagspecificatie, moet zijn keuze volgens ons sluitend motiveren in deze stukken. Zonder dat een inschrijver er eerst naar moet vragen. Het is immers de opdrachtgever die afwijkt van de hoofdregel. Een bijbehorende verklaring is dus op zijn plaats. Zo’n bewijslast is overigens niet nieuw. Als de opdrachtnemer de gebaande paden verlaat en een gelijkwaardig product aanbiedt, rust op hem eveneens een bewijslast. Gelijke monniken, gelijke kappen!

Producteisen benoemen
Er zijn meer verbeterpunten. Voor een opdrachtnemer die een gelijkwaardig product wil aanbieden, is het nu niet altijd duidelijk aan welke eisen dat product moet voldoen. Hij kan zelf moeilijk bepalen waar het de opdrachtgever om is te doen. Dat maakt het haast onmogelijk aan te tonen dat zijn product aan de verwachtingen voldoet.

Wij zouden daarom graag zien dat een opdrachtgever die een productnaam noemt ook verplicht is om de achterliggende producteisen te noemen in het bestek/de vraagspecificatie. Alleen dan kan een inschrijver een concurrerend en gelijkwaardig alternatief aanbieden en maakt hij een eerlijke kans op gunning. Het mes snijdt hier ook nog eens aan twee kanten. Een transparant en zo functioneel mogelijk verwachtingspatroon van de opdrachtgever leidt tot het aanbieden van een veelheid aan alternatieve producten. Dit kan zowel technisch als financieel onverwachte voordelen opleveren. Het past bovendien uitstekend binnen het principe ‘’de markt, tenzij’’ en prikkelt de innovatieve geest.

Onze conclusie luidt dan ook: het ARW 2005 biedt zeker bescherming tegen het ongebreideld noemen van productnamen, fabricaten, merken, octrooien, werkwijzen etc in aanbestedingen. Maar momenteel zijn de belangen van opdrachtgever en inschrijver onvoldoende in balans. Het kan (eenvoudig) beter. Op naar een gelijkwaardige bewijslastverdeling!

Dit blog is samen met Martine Dierikx (contractmanager Heijmans Infra Geïntegreerde Projecten) tot stand gekomen.

Innovatie | Aanbesteden

1 reactie

  1. Edwin Daemen -

    Waar doet me dit verhaal nou toch aan denken…

plaats een reactie